Erste Schritte mit Clinika OS

Eine Klinik zu führen bedeutet, Termine zu koordinieren, Teampläne zu organisieren und Patienten zufriedenzustellen — alles gleichzeitig. Clinika OS wurde entwickelt, um die Komplexität der Klinikenverwaltung zu reduzieren, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: eine hervorragende Versorgung zu bieten. Ob Sie eine Physiotherapie-Praxis, eine Zahnarztpraxis oder ein Wellnesszentrum betreiben — die Einrichtung dauert nur wenige Minuten. Dieser Leitfaden begleitet Sie durch jeden Schritt.

Erstellen Sie Ihr Klinikkonto

Besuchen Sie die Clinika OS-Website und klicken Sie auf Jetzt starten. Sie werden nach Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und einem sicheren Passwort gefragt. Sobald Sie Ihre E-Mail bestätigt haben, werden Sie direkt zum Dashboard Ihrer Klinik weitergeleitet.

Von dort aus füllen Sie Ihr Klinikprofil aus. Fügen Sie den Kliniknamen, die Adresse, die Telefonnummer und eine kurze Beschreibung Ihrer angebotenen Leistungen hinzu. Diese Informationen erscheinen auf Ihrer öffentlichen Buchungsseite. Nehmen Sie sich daher einen Moment Zeit, um alles korrekt und ansprechend zu gestalten. Sie können auch Ihr Kliniklogo hochladen, um Ihrer Seite ein professionelles Erscheinungsbild zu verleihen.

Der gesamte Registrierungsvorgang dauert weniger als zwei Minuten, und es ist keine Kreditkarte erforderlich, um die Plattform zu erkunden.

Fügen Sie Ihre Leistungen hinzu

Navigieren Sie als Nächstes zum Bereich Leistungen in Ihrem Dashboard. Hier können Sie jede Behandlung oder Beratung definieren, die Ihre Klinik anbietet. Für jede Leistung legen Sie einen Namen, eine kurze Beschreibung, die Dauer und den Preis fest.

Eine Physiotherapie-Praxis könnte beispielsweise Leistungen wie "Erstbefund (60 Min.)", "Folgebehandlung (30 Min.)" und "Sportmassage (45 Min.)" anlegen. Eine Zahnarztpraxis könnte "Routinekontrolle", "Zahnreinigung" oder "Beratungsgespräch" auflisten.

Sie können Leistungen auch in Kategorien organisieren, damit Patienten bei der Online-Buchung schnell finden, was sie benötigen. Wenn eine bestimmte Leistung nur von bestimmten Fachkräften durchgeführt werden soll, können Sie sie im nächsten Schritt den entsprechenden Teammitgliedern zuweisen.

Richten Sie Ihr Team ein

Gehen Sie zum Bereich Team und fügen Sie jede Fachkraft hinzu, die in Ihrer Klinik arbeitet. Für jedes Teammitglied geben Sie den Namen, die Funktion und die Leistungen ein, die es erbringen kann.

Der wichtigste Teil ist die Definition der Verfügbarkeit. Clinika OS ermöglicht es Ihnen, Arbeitszeiten für jeden Wochentag festzulegen, einschliesslich Pausen und Mittagszeit. Wenn eine Fachkraft nur an bestimmten Tagen arbeitet, können Sie dies ebenfalls konfigurieren. Das Planungssystem verhindert automatisch Doppelbuchungen und zeigt den Patienten nur verfügbare Zeitfenster an.

Jedes Teammitglied kann zudem eigene Zugangsdaten erhalten, um den persönlichen Kalender und die anstehenden Termine einzusehen, ohne Zugriff auf das gesamte Klinik-Dashboard zu benötigen.

Teilen Sie Ihre Buchungsseite

Sobald Ihre Leistungen und Ihr Team eingerichtet sind, erhält Ihre Klinik eine individuelle URL für die Buchungsseite. Dies ist der Link, den Patienten nutzen, um rund um die Uhr online Termine zu buchen.

Sie können diesen Link auf verschiedene Weise teilen:

• Website: Betten Sie ihn auf Ihrer Klinik-Website ein oder fügen Sie einen "Jetzt buchen"-Button hinzu, der direkt dorthin verlinkt.
• Soziale Medien: Teilen Sie ihn auf Ihren Instagram-, Facebook- oder LinkedIn-Profilen, damit Follower mit einem Fingertipp buchen können.
• WhatsApp und E-Mail: Senden Sie den Link direkt an Patienten über die Kommunikationskanäle, die Sie bereits nutzen.
• Google Unternehmensprofil: Fügen Sie ihn Ihrem Google-Eintrag hinzu, damit Personen, die nach Kliniken in Ihrer Nähe suchen, sofort buchen können.

Die Buchungsseite ist mobilfreundlich, funktioniert auf allen Geräten und spiegelt das Erscheinungsbild Ihrer Klinik mit Ihrem Logo und Ihren Farben wider.

Beginnen Sie, Buchungen zu erhalten

Mit der abgeschlossenen Einrichtung sind Sie bereit, Ihre erste Buchung zu empfangen. Wenn ein Patient eine Leistung auswählt, eine Fachkraft wählt und ein verfügbares Zeitfenster bucht, wird der Termin sofort bestätigt.

Alle Buchungen sehen Sie in Ihrem Dashboard, das eine übersichtliche Kalenderansicht für den Tag, die Woche oder den Monat bietet. Jeder Termin zeigt den Patientennamen, die gebuchte Leistung, die zugewiesene Fachkraft und die Uhrzeit.

Sowohl Sie als auch der Patient erhalten Bestätigungsbenachrichtigungen. Clinika OS sendet zudem automatische Erinnerungen vor dem Termin, um Terminausfälle zu reduzieren — eine Funktion, die Kliniken durchgehend als eine der wertvollsten bezeichnen.

Von hier aus können Sie Stornierungen verwalten, Termine verschieben und die Leistung Ihrer Klinik über die Zeit verfolgen. Das Dashboard bietet Ihnen einen Echtzeitüberblick über Ihre Praxis, damit nichts übersehen wird.

Der Einstieg mit Clinika OS ist unkompliziert, und die meisten Kliniken sind innerhalb von fünf Minuten nach der Registrierung vollständig einsatzbereit. Sollten Sie unterwegs Hilfe benötigen, steht Ihnen das Support-Team bei jedem Schritt zur Seite.