Premiers pas avec Clinika OS

Diriger une clinique implique de coordonner les rendez-vous, organiser les plannings de l'équipe et satisfaire les patients — le tout simultanément. Clinika OS a été conçu pour simplifier la gestion de clinique afin que vous puissiez vous concentrer sur l'essentiel : offrir des soins d'excellence. Que vous dirigiez un cabinet de physiothérapie, un cabinet dentaire ou un centre de bien-être, la mise en place ne prend que quelques minutes. Ce guide vous accompagne à chaque étape.

Créez votre compte de clinique

Rendez-vous sur le site de Clinika OS et cliquez sur Commencer. On vous demandera votre nom, votre adresse e-mail et un mot de passe sécurisé. Une fois votre e-mail confirmé, vous serez dirigé directement vers le tableau de bord de votre clinique.

À partir de là, remplissez votre profil de clinique. Ajoutez le nom de la clinique, l'adresse, le numéro de téléphone et une brève description des services que vous proposez. Ces informations apparaîtront sur votre page de réservation publique, prenez donc un moment pour les rendre précises et accueillantes. Vous pouvez également télécharger le logo de votre clinique pour donner un aspect professionnel à votre page.

L'ensemble du processus d'inscription prend moins de deux minutes et aucune carte de crédit n'est requise pour explorer la plateforme.

Ajoutez vos prestations

Naviguez ensuite vers la section Prestations de votre tableau de bord. Vous pourrez y définir chaque traitement ou consultation que votre clinique propose. Pour chaque prestation, vous indiquerez un nom, une courte description, la durée et le tarif.

Par exemple, un cabinet de physiothérapie pourrait ajouter des prestations comme "Bilan initial (60 min)", "Séance de suivi (30 min)" et "Massage sportif (45 min)". Un cabinet dentaire pourrait lister "Contrôle de routine", "Détartrage" ou "Consultation".

Vous pouvez également organiser les prestations par catégories afin que les patients trouvent facilement ce dont ils ont besoin lors de la réservation en ligne. Si une prestation ne peut être réalisée que par certains professionnels, vous pourrez l'attribuer aux membres de l'équipe concernés à l'étape suivante.

Configurez votre équipe

Accédez à la section Équipe et ajoutez chaque professionnel qui travaille dans votre clinique. Pour chaque membre, saisissez son nom, sa fonction et les prestations qu'il est habilité à réaliser.

La partie la plus importante est la définition de la disponibilité. Clinika OS vous permet de configurer les horaires de travail pour chaque jour de la semaine, y compris les pauses et la période du déjeuner. Si un professionnel ne travaille que certains jours, vous pouvez également le configurer. Le système de planification empêche automatiquement les doubles réservations et n'affiche aux patients que les créneaux disponibles.

Chaque membre de l'équipe peut aussi recevoir ses propres identifiants de connexion, lui permettant de consulter son agenda personnel et ses prochains rendez-vous sans accéder à l'ensemble du tableau de bord de la clinique.

Partagez votre page de réservation

Une fois vos prestations et votre équipe configurées, votre clinique reçoit une URL unique pour sa page de réservation. C'est le lien que les patients utiliseront pour prendre rendez-vous en ligne, à toute heure.

Vous pouvez partager ce lien de plusieurs manières :

• Site web : Intégrez-le à votre site web ou ajoutez un bouton "Prendre rendez-vous" qui y mène directement.
• Réseaux sociaux : Publiez-le sur vos profils Instagram, Facebook ou LinkedIn pour que vos abonnés puissent réserver d'un simple clic.
• WhatsApp et e-mail : Envoyez le lien directement aux patients via les canaux de communication que vous utilisez déjà.
• Google Business Profile : Ajoutez-le à votre fiche Google pour que les personnes recherchant des cliniques dans votre zone puissent réserver immédiatement.

La page de réservation est adaptée aux appareils mobiles, fonctionne sur tous les équipements et reflète l'identité visuelle de votre clinique avec votre logo et vos couleurs.

Commencez à recevoir des réservations

Une fois la configuration terminée, vous êtes prêt à recevoir votre première réservation. Lorsqu'un patient sélectionne une prestation, choisit un professionnel et réserve un créneau disponible, le rendez-vous est confirmé instantanément.

Toutes les réservations apparaissent dans votre Tableau de bord, qui offre une vue calendrier claire par jour, semaine ou mois. Chaque rendez-vous affiche le nom du patient, la prestation réservée, le professionnel attribué et l'horaire.

Vous et le patient recevez des notifications de confirmation. Clinika OS envoie également des rappels automatiques avant le rendez-vous pour réduire les absences — une fonctionnalité que les cliniques considèrent systématiquement comme l'une des plus précieuses.

À partir de là, vous pouvez gérer les annulations, replanifier des rendez-vous et suivre la performance de votre clinique au fil du temps. Le tableau de bord vous offre une vue en temps réel de votre pratique pour que rien ne passe entre les mailles du filet.

Démarrer avec Clinika OS est simple, et la plupart des cliniques sont pleinement opérationnelles dans les cinq minutes suivant l'inscription. Si vous avez besoin d'aide en cours de route, l'équipe de support est disponible pour vous accompagner à chaque étape.